Automatizando mais

O sistema existente precisava de ser substituído. "O sistema antigo que tínhamos era praticamente o fim da vida", explica Hanno. "Continuava a falhar, já não era suportado - e simplesmente já não satisfazia as nossas necessidades de informação. "Queríamos automatizar mais a informação de gestão - para torná-la mais estável e obter mais rapidamente informações sobre as nossas finanças e pré-finanças".

A velocidade e a confiabilidade são importantes. "Costumávamos ter muito trabalho manual para passar, o que consumia muito tempo. E não é tudo. Se o seu sistema não é mais suportado, você está correndo riscos nos negócios. Queríamos ser capazes de recuperar informações de negócios de forma rápida e precisa."

A aquisição por um investidor de capital privado também desempenhou um papel. Hanno explica: "Isso exige mais relatórios e mais dimensões e secções transversais."

Abordagem por plataforma

A organização internacional de varejo selecionou OneStream. "Nós optamos OneStream porque é uma aplicação de plataforma e não uma aplicação modular". Se quisermos acrescentar processos de relatórios adicionais, como o planejamento estratégico, ele ficará sob a mesma licença". Isso também significa que os fi gures vêm de uma única fonte, por isso não temos que construir os dados de novo", diz Hanno.

A manutenção também tem desempenhado um papel na escolha. como diz Hanno, "OneStream baseia-se em tecnologia moderna, e as atualizações saem regularmente. A manutenção é simples. Isto já foi demonstrado na prática: uma actualização está planeada, e é feita e polvilhado em duas horas ou menos. Além disso, nós mesmos fazemos a maior parte da manutenção".

A dinâmica do varejo

O varejo é uma indústria com sua própria dinâmica - e a Hunkemöller não é exceção. Essa é uma das razões pelas quais a Finext foi selecionada como parceira de implementação. A Finext é uma organização irmã da Sonum International. Muitas vezes, trabalhamos lado a lado para realizar implementações internacionais de soluções de Gerenciamento de Desempenho. "A Finext tem uma grande experiência em varejo", diz Hanno. "Isso é importante, porque eles falam a nossa língua". Eles conhecem os termos típicos do varejo, como 'like for like' e 'in growth', mas também podem facilmente capturar canais de vendas difrentes, como loja, franquia e comércio eletrônico em todos os tipos de dimensões".

Para além da sua experiência no retalho, houve duas outras razões pelas quais o Finext foi seleccionado. "O Finext já tinha experiência com OneStream implementações", observa Hanno. "e eles são um dos maiores parceiros de implementação na Europa. Além disso, eles têm um grande grupo de consultores que podem fornecer suporte, para que não seja necessário depender de uma ou duas pessoas".

OneStream fornece detalhes a nível de loja

Os novos relatórios são muito detalhados, especialmente os relatórios de base da loja. "Para cada uma das mais de 900 lojas, existe uma conta de lucros e perdas", diz Rob visser, um dos consultores da Finext que esteve estreitamente envolvido na criação dos relatórios de Hunkemöller. "Também é possível fazer comparações semelhantes em todas as lojas, tendo em conta a maturidade de uma e de outra loja, e fi ltrar no tipo de loja. Todas as
contas de livros genealógicos estão ligadas à plataforma".

Ter tantos detalhes é uma escolha consciente, como diz Hanno: "Com as lojas, queremos fazer o máximo de benchmarking possível: como está esta loja em comparação com uma loja média na mesma faixa? Distinguimos entre vários canais de venda, e queremos ser capazes de ver secções transversais diferentes de cada um".

Um enfoque crítico sobre a quantidade de dados

A decisão de ir por muitos detalhes teve um impacto na concepção da solução, pelo que foi um foco de consideração crítica sustentada durante a implementação. "Por exemplo, obtemos insights a nível de loja sobre a margem e o volume de negócios por categoria de produto", diz Rob. "Isso é possível aqui, porque os dados são armazenados de forma segura nos sistemas de origem".

A migração dos registros anteriores também foi considerada. Hanno explica: "Juntos olhámos para questões como: 'Até onde queremos ir com os registos?', 'Que nível de detalhe queremos neles?', e 'De que especificações de balanço precisamos?'. Você tem que pesar para que serve algo, e certificar-se acima de tudo de não fazer algo só porque você pode".

A organização quer manter o seu foco crítico na quantidade de dados com que trabalha no futuro. "Além das mais de 900 lojas que temos agora, estamos abrindo outras 80 a cada ano", diz Hanno. "Temos de pensar cuidadosamente no nível de detalhe que queremos ter nos nossos sistemas". Quando se trata de aluguer e custos de pessoal, por exemplo, será que precisamos de tantos detalhes? Agora, resolvemos isso em parte trabalhando com junções, nas quais vários tipos de custos são agregados aos tipos principais".

Mais rápido

Hanno está entusiasmado com os resultados da transição para OneStream. "Os encerramentos agora são muito mais rápidos. Tudo o que entra no sistema se alinha com tudo o resto sem mais nem menos, e a fonte para tudo é a mesma. Isto facilita o mecanismo de gestão: os relatórios estão disponíveis de imediato e já não é necessário contabilizar as coisas manualmente. Um toque de botão e o seu relatório de gestão está pronto, na dimensão que você quiser".

Os utilizadores em Finanças também estão satisfeitos com o novo sistema. "Os controladores estão realmente satisfeitos", diz Hanno. "O sistema permite que o departamento passe de fazer relatórios para analisá-los, e isso apresenta mais desafios".