Zespół FP&A powinien zawsze planować wydatki kapitałowe bez względu na wielkość organizacji. Efektywny plan wydatków kapitałowych jest niezbędny dla długoterminowego utrzymania i rozwoju aktywów, jak również dla krótkoterminowych operacji bieżących.

Planowanie CAPEX organizacji odnosi się do proponowanych przez nią wydatków kapitałowych w najbliższej przyszłości. Zwracanie uwagi na te inwestycje jest ważne, ponieważ niosą one ze sobą wysokie ryzyko finansowe, jeśli są źle zarządzane. Optymalizacja tych procesów oznacza, że zespoły finansowe mogą odkryć potencjalne oszczędności poprzez bardziej efektywne wykorzystanie budżetu.
Pełna widoczność wydatków kapitałowych we wszystkich działach pozwala na podejmowanie bardziej świadomych decyzji i skuteczniejsze planowanie. Z pomocą platformy planistycznej, takiej jak Anaplan, proces ten może zostać udoskonalony w celu osiągnięcia lepszych wyników.

Przełamanie procesu CAPEX

Na początku, każda organizacja będzie podążać za mniej więcej tym samym procesem, gdy będzie planować wydatki kapitałowe. Możesz oczekiwać, że rozważysz następujące kwestie:

1. Ocena potrzeb: analiza danych dotyczących wydajności, okresu użytkowania, kosztów operacyjnych i ceny zakupu w celu wygenerowania dokładnej analizy kosztów i korzyści.
2. Właściwe budżetowanie: Ważne jest, aby budżety CAPEX były oddzielone od wszystkich innych kosztów, ale powinny być uwzględnione w ogólnym budżecie. W przypadku zakupu CAPEX, bardzo prawdopodobne jest pojawienie się kosztów operacyjnych (OPEX), takich jak wydatki na personel. Rozróżnienie i segmentacja wydatków kapitałowych i operacyjnych są kluczowe, ponieważ mogą mieć pewne implikacje finansowe i biznesowe.
3. Terminy i limity wydatków: Wykonanie planu CAPEX w rozsądnym przedziale czasowym ma zasadnicze znaczenie dla zapewnienia efektywnego wykorzystania zasobów. Wąski harmonogram może skutkować niską jakością prac, natomiast zbyt napięty będzie miał negatywny wpływ na koszty bezpośrednie i pośrednie. Rzeczywiste koszty powinny być stale monitorowane w stosunku do budżetu. Kluczem do możliwości zrozumienia tych liczb jest wysoki poziom widoczności.

Ocena zapotrzebowania na kapitał

Modelowe podejście do planowania nakładów inwestycyjnych może pomóc w identyfikacji możliwości oszczędności i podejmowaniu lepszych decyzji. Wykorzystanie tych samych danych do planowania wydatków kapitałowych w całej organizacji, łańcuchu dostaw, zaopatrzeniu i finansach może ujawnić potencjalne oszczędności.

Dział zaopatrzenia wykonuje swoje budżetowanie poprzez tworzenie nowych projektów, rozwijanie CBS (Cost Breakdown Structure), gdzie planują zakup różnych typów sprzętu CAPEX z wysokim poziomem szczegółowości oraz określenie całkowitego budżetu. Ponieważ wszyscy planiści zaopatrzenia pracują w tym samym środowisku, mogą porównywać swoje plany z projektami historycznymi, również od innych planistów, dotyczącymi tego samego sprzętu.

Dział zaopatrzenia negocjuje z dostawcami dostawy produktów i usług, z którymi podpisywane są umowy. Dział zakupów jest w stanie połączyć pozycje CBS z kategoriami dostaw i zmapować PO do tych kategorii, zapewniając w ten sposób połączenie z dostawami i finansami. Ponadto dział zaopatrzenia śledzi ostateczne wydatki, oszczędności w stosunku do budżetu oraz budżet bez zamówień.

Zespoły finansowo-księgowe powinny najpierw zebrać i skonsolidować wymagania dotyczące finansowania. Określić czas do osiągnięcia progu rentowności, ROI i okres użytkowania aktywów. Następnie przystąpić do zatwierdzenia projektu po zapoznaniu się z propozycją.

Niezbędne jest również zachowanie przejrzystości procesów zatwierdzania: Planowanie CAPEX wymaga wkładu wielu różnych działów. Posiadanie danych finansowych wyrównanych i widocznych w różnych działach organizacji może uczynić ten proces płynniejszym, szybszym i dokładniejszym. Jeśli komunikujesz się za pomocą e-maili lub używasz plików Excela, nigdy nie możesz być pewien, że zatwierdzasz najnowszą wersję. Standaryzacja procesu przeglądu i zatwierdzania ma ogromne znaczenie dla zapewnienia spójności i sprawdzenia, czy proces nie zostanie wstrzymany.

Zapewnienie właściwego budżetowania CapEx

Dość często zdarza się, że firmy mieszają wydatki kapitałowe i operacyjne podczas planowania finansowego. Jednak jasne zdefiniowanie tych kosztów może sprawić, że proces planowania finansowego będzie bardziej efektywny i opłacalny.

Wydatki kapitałowe obejmują nabycie, utrzymanie i modernizację środków trwałych, takich jak budynki, wyposażenie, pojazdy i patenty. Wydatki operacyjne to wydatki, które przedsiębiorstwa ponoszą regularnie, aby kontynuować swoją działalność. Wydatki te obejmują czynsz biurowy, media i wynagrodzenia.

Pod względem implikacji finansowych, sprzęt CAPEX może być opodatkowany przez cały cykl życia, podczas gdy sprzęt OPEX jest opodatkowany w roku zakupu. Mając to na uwadze, podkreśla się znaczenie właściwego budżetowania wydatków kapitałowych z wyraźną widocznością, tak aby interesariusze wiedzieli, jak założenia wpłyną na wyniki finansowe.

Dostosowanie planowania finansowego i planowania CapEx

Modele CAPEX służą ułatwieniu potrzeb działów poprzez dostarczanie dokładnych, wysokopoziomowych szacunków CAPEX, dzięki czemu niezbędne działania mogą być podejmowane na czas. Dlatego też posiadanie zintegrowanego przepływu danych pomiędzy obszarami funkcjonalnymi jest pierwszym krokiem do zdrowego i zoptymalizowanego planowania CAPEX.

Aby lepiej to zobrazować, wyobraź sobie, że różne obszary geograficzne planują różne funkcje (linie biznesowe) w swoich CAPEX. Wspaniale jest mieć globalny model, który pobiera wszystkie dane finansowe (całkowity budżet CAPEX, budżet 1YP, fakty, zobowiązania i LE) na poziomie projektu ze WSZYSTKICH obszarów i WSZYSTKICH funkcji.

Jeśli więc projekt trwa dłużej niż rok (projekt wieloletni), zarówno budżet całkowity, jak i budżet roku bieżącego muszą zostać zatwierdzone i wykorzystane do śledzenia, jak status finansowy projektu zmienia się w czasie. W ramach bieżącego roku, wydatki rzeczywiste, wydatki zaangażowane (przyszłe wydatki) oraz wydatki LE (ostatnie szacunki) nie mogą przekroczyć budżetu 1YP zgodnie z zasadą Zero-Based Budgeting (ZBB).

Mając wszystkie informacje dostępne dla wielu lat, łatwiej jest oszacować potencjalne oszczędności (lub koszty) dla wieloletniego projektu. Widoczny jest nie tylko On-Top-Performance, ale również daje wgląd we względne oszczędności w porównaniu do budżetu.

Korzystając z połączonej platformy planistycznej, takiej jak Anaplan, można automatycznie załadować fakty i zaangażowany budżet i obrócić go w oczekiwaniu na zmieniające się scenariusze. Ponadto dane dotyczące budżetu LE mogą być przedkładane i zatwierdzane co roku na stronie Anaplan. Zapewnia to, że istnieje jedno źródło prawdy i że podejmowanie decyzji może być oparte na najbardziej aktualnych informacjach.

Jeśli chodzi o planowanie CapEx w całej organizacji, to może się znacznie różnić w różnych obszarach funkcjonalnych. Jednakże, im bardziej wydajny jesteś z LE składania, tym bardziej dokładne śledzenie projektu CapEx może być, a bardziej wydajne wydatki będą.

Zapewnienie właściwego budżetowania CapEx

Aby proces ten był płynniejszy, szybszy i dokładniejszy, dane finansowe w poszczególnych działach organizacji powinny być wyrównane. Przejrzysty proces zatwierdzania jest również niezbędny, ponieważ planowanie CAPEX angażuje wiele różnych działów. Optymalizacja procesów wewnętrznych i zwiększenie wydajności może być osiągnięte przy użyciu połączonego planowania. Zapewnia ono widoczność w czasie rzeczywistym kluczowych wskaźników wydajności, ułatwiając identyfikację możliwości oszczędzania kosztów i wydajności.

Jeśli wysyłasz e-maile lub używasz Excela do komunikacji, nigdy nie możesz być pewien, że zatwierdzasz najnowszą wersję. Standaryzacja procesu przeglądu i zatwierdzania jest niezwykle ważna, aby zapewnić spójność i sprawdzić, czy proces nie zostanie wstrzymany.

Zatwierdzanie CAPEX powinno być również kierowane automatycznie w oparciu o wcześniej zdefiniowane kryteria i limity kapitalizacji. Ponieważ działy mają różne spojrzenia na swoje wydatki CAPEX, stworzenie użytecznych automatycznych (lub ręcznych) powiązań danych pomiędzy nimi jest prawdziwym wyzwaniem.

AnaplanConnected Planning może pomóc w usprawnieniu procesu planowania wydatków kapitałowych. Daje możliwość podejmowania lepszych decyzji o tym, ile pieniędzy należy przeznaczyć na każdy pożądany wynik, na podstawie danych w czasie rzeczywistym z całej organizacji.

Jesteśmy Anaplan Gold Partners z zespołem doświadczonych konsultantów, którzy wdrażali rozwiązania CapEx w różnych branżach. Jeśli zaczynasz przemyśleć swoje procesy CapEx, nie wahaj się z nami skontaktować. Chętnie porozmawiamy o tym, jak możemy pomóc Ci odkryć oszczędności w planowaniu CapEx poprzez Anaplan.