OneStream & Einfach essen

Just Eat Takeaway.com ist ein schnell wachsender, weltweit führender Online-Marktplatz für Essenslieferungen. Die Automatisierung der Steuerprozesse spart Zeit, verbessert die Kontrolle und schafft Transparenz.

Die steile Wachstumskurve des Unternehmens war einer der Hauptauslöser für Just Eat Takeaway.com, auf ein automatisiertes Steuerberichtsverfahren umzustellen. Karolina Hart, Managerin für Steuerbuchhaltung, Reporting und Kontrolle bei Just Eat Takeaway.com: "Wir wachsen schnell und haben in den letzten Jahren mehrere Übernahmen getätigt. Daher ist unsere Berichterstattung internationaler und anspruchsvoller geworden."

Das Unternehmen mit Hauptsitz in Amsterdam und London verbindet Verbraucher über seine Plattformen mit über 580.000 Restaurants. Just Eat Takeaway.com entstand im Januar 2020 durch den Zusammenschluss von zwei der weltweit führenden Essenslieferdienste: Takeaway.com - gegründet im Jahr 2000 in den Niederlanden - und Just Eat - gegründet im Jahr 2001 in Dänemark.

Mehr Zeit für die Überprüfung und Analyse der Steuerberichte

Karolina und ihr Team erreichten mehrere Unternehmensziele durch die Automatisierung der Steuerberichtsverfahren. Karolina: "Eines unserer Hauptziele war die Zeitersparnis. Wir haben es mit engen Zeitvorgaben für die Berichterstattung zu tun. Indem wir die Anzahl der manuellen Tätigkeiten und Kontrollen reduzieren, gewinnen wir mehr Zeit für die Überprüfung und Analyse, anstatt die Daten zu berechnen und abzugleichen."

Weitere wichtige Ziele waren eine bessere Kontrolle und mehr Transparenz. "Wir wollten einen Satz automatisierter Kontrollen für alle Daten haben und mehr Transparenz bei der Steuerberichterstattung schaffen.

OneStream ermöglicht eine einheitliche Arbeitsweise für den gesamten Berichtsprozess

Just Eat Takeaway.com nutzte bereits OneStream für seine Konsolidierungsprozesse. Durch das Hinzufügen des Steuerberichts in den bestehenden Arbeitsablauf wird die Steuer vollständig in den Berichtsprozess integriert.

Obwohl dies ein wesentlicher Aspekt ist, ist es nicht der einzige Grund für das Unternehmen, seine Steuerprozesse auf OneStream zu verlagern.OneStream ist ein flexibles Tool. Als Unternehmen verändern wir uns ständig, und unternehmensspezifische Anforderungen können in das Tool integriert werden."

IFRS-Steuerformular in OneStream

Das Projektteam verwendete die IFRS-Steuervorlage, um eine reibungslose und schnelle Umsetzung zu gewährleisten. Experten von Taxvibes und Finext / Sonum International, Schwesterorganisationen, die bei Steuerautomatisierungsprojekten häufig zusammenarbeiten, entwickelten diese Standardvorlage für IFRS-Steuerprozesse. "Wir haben die IFRS-Steuervorlage auf der Grundlage von Best Practices erstellt. Viele internationale Organisationen nutzen es für ihre Steuerautomatisierung", erklärt Roelf Kloen, Spezialist für Steuerberichterstattung bei Taxvibes.

Die Vorlage kann leicht an die spezifischen Anforderungen eines jeden Unternehmens angepasst werden, wie bei Just Eat Takeaway.com. "Es gab einige Just Eat Takeaway.com-spezifische Punkte, die wir automatisieren wollten. Es ist großartig, dass die Vorlage auch das abdecken kann", sagt Karolina.

Pragmatischer Projektansatz in 3 Phasen

Das Projektteam wählte einen pragmatischen Ansatz mit 3 Phasen. Karolina ist von dem phasenweisen Ansatz begeistert. "Wir hatten nur wenig Zeit für die Implementierung. Wir nutzten die erste Phase, um sicherzustellen, dass das Tool einsatzbereit war und rechtzeitig zum Abschluss des dritten Quartals verwendet werden konnte. Die Erfahrungen, die wir während des Abschlusses gemacht haben, konnten wir für die Anpassungen in Phase 2 und die "nice-to-haves" in Phase 3 nutzen. Dieser Ansatz ermöglichte es uns, alles in Übereinstimmung mit unserem Berichtskalender zu erledigen."

Sie ist auch froh über die Zusammenarbeit mit Taxvibes und Finext. "Taxvibes verfügt über viel Erfahrung und Wissen im Bereich der Steuerberichterstattung, während Finext bereits mit unserem OneStream Setup vertraut war, da sie die Konsolidierungsprozesse implementiert haben".

Ein weiterer Vorteil war die Tatsache, dass Taxvibes sowohl Steuer- als auch IT-Kenntnisse hat. "Als Architekt sorgten sie dafür, dass alle Beteiligten die gleiche Sprache sprachen. Das ist ein Muss für eine solche Implementierung".

Zuversichtlich im Hinblick auf künftige Anforderungen an die Steuerberichterstattung

Karolina sieht bald mehr Bedarf an Steuerautomatisierung. "Das steuerliche Umfeld ändert sich ständig, weshalb es ein so interessantes Feld ist. Zum Beispiel die Einführung der 2. Säule, deren Berechnungen sich stark von unseren derzeitigen Buchhaltungsberechnungen unterscheiden.

Sie macht sich keine Sorgen über den Umgang mit diesen Veränderungen. "Die Zukunft liegt in der Fähigkeit, solche Änderungen in unsere Prozesse und Systeme einzubauen. Wir haben die Flexibilität von OneStream kennengelernt, was mich zuversichtlich stimmt, dass wir unsere automatisierten Prozesse problemlos an die jeweiligen Erfordernisse anpassen können."